Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT!
In contabilitate exista un numar mare de note contabile asa cum sunt cele generate de extrasele de banca, care genereaza un volum mare de munca daca se introduc manual, pozitie cu pozitie. Riscul de a gresi este cu atat mai mare cu cat numarul de pozitii de pe extras este mai mare.
Pe de alta parte, preluarea unui client nou, aduce dupa sine un volum in plus de munca fiindca trebuie preluati partenerii, balantele initiale, salariatii, samd.
Exista insa o serie de importuri de date care pot automatiza procesele in contabilitate.
Iata pe exemplul SmartBill Conta, ce se poate prelua automat:
1.Importul pontajelor
O data intocmite pontajele de catre persoana responsabila, preluarea lor in SmartBill Conta se face usor prin facilitatea de import pontaje:
Importul se realizeaza atata timp cat toti salariatii din fisier se regasesc si in aplicatie , corespondenta realizandu-se pe baza CNP-ului.
Aici formularul de pontaj care se trimite pentru completare se poate descarca direct din aplic atie, se completeaza dupa care se returneaza la contabilitate.
2.Importul extraselor de banca
Introducerea extraselor de banca se poate face prin import automat al fisierelor csv generate de banci. Acestea se pot descarca de regula din aplicatiile de internet banking. Este important ca banca sa poata furniza aceste extrase in format csv pentru a se putea importa.
O lista intreaga de banci fac acest lucru: BCR, BRD, OTP, Raiffeisen, ING, BT si Unicredit.
La importul extraselor, pe langa faptul ca vei obtine sumele linie cu linie si explicatiile la fiecare pozitie, vei putea obtine si o propunere de note contabile, iar la incasari si plati de facturi vei obtine si o potrivire cu conturile contabile 401/4111 corespunzatoare si cu facturile platite sau incasate.
Conturile care pot fi selectate sunt: 5121, 5124, 5125, 5126, 5217, 5191, 508 sau analitice ale acestora.
Aplicatia va detecta inclusiv atunci cand are loc o plata sau o incasare in legatura cu un partener cu TVA la incasare si va face inregistrarile contabile automat.
3.Import din Excel sau din SAGA al datelor initiale
Atunci cand preiei un client nou, setarea initiala si importul de date iti poate solicita destul de mult timp.
In SmartBill Conta poti face acest lucru din excel, importand cateva fisiere cu date: balante, lista de parteneri si a conturilor de casa si banca. Fisierele de import sunt standard si se pot descarca din aplicatie, iar dupa completare se reincarca inapoi.
In plus fata de acest tip de import care iti permite sa preiei practic date din orice aplicatie, exista un import de date care se poate face din Saga si care permite importul cu totul a arhivei Zip generate de Saga.
Importurile initale se pot face din Configurari:
De aici poti alege varianta de import dorita:
Daca alegi varianta de import fin excel se deschide fereastra de import de unde poti sa preiei cele 3 tipuri de fisiere mentionate anterior.
4.Importul din A4200 al rapoartelor Z
Importul din A4200 al rapoartelor Z te ajuta daca ai mai multe puncte de lucru, si astfel mai multe rapoarte Z, dar si in cazul in care ai un singur raport Z fiindca aduce automat sumele corecte.
Arhiva este preluata doar daca este salvata intr-unul din formatele acceptate: ZIP, RAR sau 7-Zip.
5. Importul imobilizarilor din excel
Importul imobilizarilor din excel este o alta facilitate importanta atunci cand se preia un client nou, cu toata lista imobilizarilor.
La fel ca in celelalte cazuri, procedura este descarcarea fisierului excel model, completarea lui si apoi incarcarea lui inapoi in aplicatia de contabilitate.
6.Importul obiectelor de inventar din excel
Obiectele de inventar pot fi destul de numeroase, chiar si in cazul firmelor mici, astfel ca prin importul lor automat se poate economisi mult timp.
Desi obiectele de inventar date in folosinta nu se mai regasesc in soldul unui cont bilantier, evidenta lor este necesara pentru inventarierea anuala a patrimoniului.
Importul obiectelor de inventar nu genereaza note contabile.
